Bearbeitung von Personendaten durch den Arbeitgeber

Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) regelt unter anderem die Bearbeitung von Personendaten durch Privatpersonen. Dazu gehört auch die Bearbeitung von Daten über Angestellte durch den Arbeitgeber. Das Thema wird von Arbeitgebern, insbesondere von kleineren KMU, regelmässig unterschätzt oder sogar gar nicht beachtet. Dabei lassen sich durch die Einhaltung der Grundsätze des Datenschutzes mittels rechtzeitiger Einleitung geeigneter Massnahmen mühsame rechtliche Auseinandersetzungen relativ einfach vermeiden.

Allgemeine Bearbeitungsgrundsätze

Das DSG schreibt dem Arbeitgeber vor, welche Grundsätze er bei der Bearbeitung von Personendaten beachten muss.

Daten dürfen nur rechtmässig erhoben werden. Dies bedeutet, dass sie nicht durch Drohung oder Täuschung oder ohne das Wissen der Betroffenen beschafft werden dürfen. Die Bearbeitung der Daten hat nach Treu und Glauben zu erfolgen, d. h. sie muss für den Einzelnen erkennbar sein. Der Grundsatz der Verhältnismässigkeit muss ebenfalls eingehalten werden, der besagt, dass im einzelnen Fall zwar so viele Daten wie nötig, gleichzeitig aber so wenige wie möglich zu bearbeiten sind.

Die Beschaffung von Personendaten und insbesondere der Zweck ihrer Bearbeitung müssen für die betroffene Person erkennbar sein. Die betroffene Person muss insbesondere den Zweck der Datenbearbeitung kennen oder feststellen können, dass der Zweck bei der Beschaffung angegeben wurde oder aus den Umständen ersichtlich ist.

Weitere allgemeine Grundsätze der Datenbearbeitung verlangen, dass nur richtige Daten bearbeitet werden und dass sie nur zu dem Zweck bearbeitet werden dürfen, der bei der Beschaffung angegeben wurde. Bei der Datenbekanntgabe ins Ausland muss sichergestellt werden, dass die Persönlichkeit der betroffenen Personen nicht gefährdet wird.

Schliesslich gilt es bei der Bearbeitung von Personendaten zu beachten, dass diese durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Dies bedeutet zum Beispiel, dass nur berechtigte Personen auf eine Datenbank Zugriff haben dürfen.

Beschränkung der Datenbearbeitung

Gemäss Art. 328b OR darf der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Der Arbeitgeber kann demnach nur in zwei Fällen und nur in einem bestimmten Umfang Daten über Angestellte bearbeiten:

• Vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags und während seiner Durchführung dürfen Daten über Stellenbewerbers bearbeitet werden, um abzuklären, ob sie für die betreffende Arbeitsstelle geeignet sind.
• Während der Anstellung dürfen diejenigen Daten über Angestellte bearbeitet werden, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.

Personaldossier

Über die Angestellten wird in der Regel ein Personaldossier geführt. Dieses darf nur Daten enthalten, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Unzulässig sind inoffizielle parallele Personaldossiers mit geheimen den betroffenen Person nicht zugänglichen Informationen. Die Daten des Personaldossiers dürfen nur durch den Personaldienst bearbeitet und nur an jene Stellen gelangen, die daran ein berechtigtes, auf den Arbeitsplatz bezogenes Interesse haben.

Auskunftsrecht

Nach Art. 8 Abs. 1 DSG hat jeder Angestellte ein Recht auf Auskunft über den Inhalt seines Personaldossiers. Die Auskunft darf vom Arbeitgeber nur ausnahmsweise und nur in begründeten Fällen beschränkt, verweigert oder aufgeschoben werden. Wegen überwiegenden Interessen des Arbeitgebers haben die Angestellten keinen Anspruch auf Auskunft bzw. Einsichtnahme in Notizen des Arbeitgebers, die zu rein persönlichen Zwecken erstellt worden sind und Dritten nicht bekannt gegeben werden, in Unterlagen zur Personal- und Karriereplanung und in solche über laufende Verfahren. Das Auskunftsrecht steht den Angestellten auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu.

Personaldossiers müssen so geführt werden, dass den Angestellten grundsätzlich über alles Auskunft erteilt werden kann und die Beschränkung des Auskunftsrechts nur aufgrund aussergewöhnlicher Umstände erforderlich ist. Eine solche Beschränkung ist nur erlaubt, um eigene überwiegende Interessen oder überwiegende Interessen von Drittpersonen zu schützen.

Berichtigungsrecht

Daten über die Angestellten müssen korrekt sein. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, sich regelmässig zu vergewissern, ob die Daten korrekt sind. Stellen die Angestellten fest, dass in einem Personaldossier falsche Angaben enthalten sind, so können sie verlangen, dass diese berichtigt werden. Ebenso können sie die Löschung von Daten, die der Arbeitgeber nicht erheben oder verwenden darf.

Bekanntgabe von Daten an Dritte

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber ohne die Einwilligung der betroffenen Person keine Auskunft an Dritte erteilen. Dies gilt auch, wenn eine andere Stelle innerhalb einer Unternehmensgruppe oder nach einer Kündigung ein potentieller neuer Arbeitgeber Auskunft erhalten wollen. Nur wenn eine gesetzliche Pflicht besteht, Daten weiterzugeben, wie zum Beispiel für die AHV oder gegenüber der Arbeitslosenkasse, dürfen die Daten auch ohne Einwilligung der betroffenen Person bekannt gegeben werden.

(Dieser Beitrag orientiert sich am Leitfaden für die Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten)

Rechtsgebiete: Arbeits- und Sozialversicherungsrecht, Datenschutz